Conditions générales

Conditions générales

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions et les règles de fonctionnement des formations organisées par le Centre de gestion pour la formation continue et professionnelle universitaire GIE, University of Luxembourg Competence Centre (ci-après désigné « le Competence Centre »). En signant la fiche d’inscription à la formation visée, le participant reconnaît avoir lu et accepté les conditions générales de participation à la formation du Competence Centre reprises ci-après.

Article 1 – Inscription à la formation

Le candidat désireux de participer à l’une des formations organisées par le Competence Centre doit faire sa demande d’inscription en ligne via le site internet www.competence.lu.uat.competence.lu. Le candidat recevra de la part du Competence Centre un dossier d’inscription à compléter et à renvoyer signé par courrier ou par email à :

University of Luxembourg Competence Centre

2, avenue de l´Université

L-4365 Esch-sur-Alzette

Tél. : +352 26 15 92-12 / Fax : +352 26 15 92-28

Email : formation@competence.lu

Article 2 – Admission à la formation et liste d’attente

L’admission à la formation n’est effective qu’après confirmation du Competence Centre suite à la réception du dossier d’inscription complet et réception du paiement des frais d’inscription sur base de la facture qui sera envoyée au participant ou à son employeur selon le cas. Si d’autres critères d’admission sont applicables à la formation visée par le participant, ces derniers seront précisés dans le formulaire d’inscription.

Toutefois, si le Competence Centre et son partenaire estiment que le nombre maximal de participants inscrits est atteint, le Competence Centre se réserve le droit de refuser des candidats supplémentaires. Si le nombre maximal de candidats est atteint pour une formation, le Competence Centre permet aux candidats souhaitant poursuivre la formation de s’inscrire sans frais sur une liste d’attente. Si une place se libère, ce candidat est invité par email, soit à s’inscrire à la formation visée, soit à annuler sa demande d’inscription. La place libérée est réservée au candidat pendant un délai de 7 jours calendrier. Passé ce délai, et sans réponse de la part dudit candidat, la place vacante est proposée au prochain candidat sur la liste d’attente. Si aucune place ne se libère, les inscriptions sont maintenues en liste d’attente jusqu’à la prochaine formation.

Article 3 – Report ou annulation de la formation

Pour l’organisation de la formation, l’inscription  d’un nombre minimal de participants est requise, ce nombre minimal étant apprécié par le Competence Centre et le cas échéant son partenaire en fonction du budget alloué. Si le minimum d’inscriptions n’est pas atteint, le Competence Centre et son partenaire se réservent le droit de reporter ou d’annuler la formation.

Article 4 – Paiement des droits d’inscription

Le candidat ou son employeur est tenu d’effectuer le paiement des droits d’inscription de la formation avant la date indiquée sur la facture qui lui a été adressée par le Competence Centre, sous peine de ne pouvoir participer à la formation. Le candidat pourra néanmoins bénéficier, sur demande préalable faite auprès du Competence Centre et accord exprès du Competence Centre, d’un échelonnement des paiements.

Article 5 – Abandon de la formation

Un abandon de la formation par un participant doit être notifié par écrit au Competence Centre à l’adresse susmentionnée. A compter de la demande d’inscription, le candidat dispose d’un délai de rétractation de 14 jours pour annuler son inscription sans frais, et ce pour autant que la formation n’ait pas débuté.

Passé ce délai de 14 jours, le Competence Centre se réserve le droit de facturer à titre de frais d’annulation :

  • 30 % des frais d’inscription si l’abandon est notifié moins de 8 jours avant le début de la formation ;
  • 100 % des frais d’inscription si l’abandon est notifié le jour du début ou après le début de la formation.

Tout cycle de formation entamé fera l’objet du paiement des frais d’inscription dans leur intégralité. Ainsi, un abandon au 1er jour de la formation ou en cours de formation ne donnera lieu à aucun remboursement ni total ni partiel.

Indépendamment du délai de rétractation ou des clauses relatives aux frais d’annulation indiquées ci-dessus, et à titre exceptionnel, dans certains cas de force majeure dûment justifiés et documentés (maladie grave, accident, etc.), le Competence Centre pourra, à sa pleine discrétion, procéder au remboursement partiel ou intégral des frais d’inscription.

Article 6 – Remboursement des frais d’inscription

En cas d’annulation de la formation par le Competence Centre et son partenaire, les frais d’inscription seront entièrement remboursés à chaque participant ou son employeur. Les décisions prises en la matière par le Competence Centre ainsi que les partenaires sont sans appel et sans motivation.

Outre l’annulation d’une formation par le Competence Centre et les partenaires ou les cas d’abandon à la formation par un participant visés à l’article 5 ci-avant, aucun remboursement  des droits d’inscription payés n’est effectué.

Article  7 – Accès à la plateforme pédagogique

Six mois après le dernier jour de formation, le Competence Centre se réserve le droit d’archiver la formation ce qui peut entraîner l’annulation des accès à ladite formation. Si, passé ce délai, le participant souhaite obtenir les documents présents sur cet espace, il devra contacter l’équipe en charge de la formation.

Article 8 – Documents produits dans le cadre de la formation

Dans le cadre du suivi de la formation et de l’obtention du certificat visé à l’article 12 ci-dessous, des documents sont produits tant par les candidats que par les partenaires que par le Competence Centre, à savoir toute présentation, tout schéma, toute conceptualisation originale et, de façon générale, tout travail effectué dans le cadre d’exercices ou de travail de fin de formation – cette énumération étant non limitative.

Les documents produits par les partenaires et/ou le Competence Centre restent la propriété exclusive de ces derniers, le candidat ne pouvant utiliser ces documents à des fins autres que dans le cadre strict de la formation.

L’intégralité des éléments constitutifs du droit d’auteur liés aux documents produits par les candidats soit seuls soit en collaboration avec les partenaires et/ou le Competence Centre sont cédés aux partenaires et au Competence Centre. Toutefois, le candidat concerné conserve aussi le droit de consulter, de reproduire et d’utiliser lesdits documents.

Article  9 – Lieu de la formation

Le Competence Centre se réserve la possibilité de modifier le lieu des sessions de formation, pour toute raison qu’il estimerait pertinente, notamment logistique, pour une ou plusieurs sessions. En cas de modification du lieu des sessions de formation, les participants en seront informés à l’avance.

Les frais de parking ne sont pas pris en charge par le Competence Centre.

Article 10 – Attestations de présence

La présence aux cours est obligatoire et une attestation de présence sera remise à la fin de la formation. A cet effet, les participants devront émarger lors de chaque cours une liste de présence.

Ces listes de présence donneront lieu à l’établissement d’un certificat de participation qui sera remis aux participants à condition que ces derniers aient été présents à un minimum de 80% de la formation.

Le dernier jour de chaque session de formation, le Competence Centre demandera aux participants de compléter un questionnaire permettant d’évaluer la qualité du contenu de la formation délivrée, la compétence technique et la pédagogie du formateur ainsi que l’environnement logistique de la formation.

Article 11–  Contrôle des connaissances et projet professionnel

Afin de garantir la valeur des certificats délivrés par le Competence Centre et son partenaire à l’issue des formations offertes, et ce en fonction des spécificités inhérentes à chacune des différentes formations, un contrôle des connaissances de chacun des participants pourra être effectué au travers notamment de tests d’évaluation et/ou de projets professionnels. Des informations plus détaillées sur les tests d’évaluation et, le cas échéant, sur le projet professionnel sont fournies dans la fiche d’inscription.

En tout état de cause, afin de pouvoir se présenter au test d’évaluation final, le participant doit être présent à un minimum d’heures de formation. Le pourcentage minimum de présence est défini par le Competence Centre à l’article 10 ci-avant.

Article 12 – Certification

Dans le cas où un contrôle des connaissances serait effectué dans le cadre de la formation suivie, la réussite aux tests d’évaluation et/ou le succès du projet professionnel inhérent à chaque formation ouvre droit à un certificat délivré conjointement par le Competence Centre et son partenaire. Seuls les modules validés par un ou plusieurs test(s) figureront sur le certificat.

Le certificat comportera une mention en fonction de la note finale :

De 0 à 10 : insuffisant
De 10,1 à 12 : satisfaisant
De 12,1 à 14 : assez bien
De 14,1 à 16 : bien
Au-delà de 16 : très bien

Article 13 – Traitement des données personnelles

Le Competence Centre est responsable des traitements des données personnelles qui lui sont communiquées par les candidats lors de l’inscription à une formation. Ces données personnelles sont traitées conformément au règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD), aux dispositions légales et/ou règlementaires applicables en vigueur et aux conditions générales de participation aux formations du Competence Centre.

13.1. Types de données personnelles et finalité du traitement des données personnelles

Les données personnelles collectées sont celles qui ont été fournies au Competence Centre par le candidat via le formulaire d’inscription et le dossier d’inscription complet.

En sus de ces données, le Competence Centre enregistre les présences aux formations, les résultats aux tests, examens ou projet professionnel ainsi que les certificats obtenus et toute correspondance échangée avec chaque participant. Le traitement de ces données est effectué aux fins de l’organisation, de l’administration et de la gestion des formations et examens y afférents, ainsi que pour l’établissement et l’envoi du certificat de participation ou de réussite aux formations.

13.2. Base juridique du traitement

Le traitement de vos données personnelles est basé sur l’article 6.1.b. (exécution d’un contrat), l’article 6.1.e. (mission d’intérêt public du responsable de traitement) et l’article 6.1.f. (intérêt légitime du responsable de traitement) du règlement EU 2016/679.

13.3. Communication des données à des tiers

Le participant à une formation est informé que les données nécessaires sont susceptibles d’être communiquées à des personnes externes au Competence Centre, en particulier à des institutions ou entreprises partenaires ainsi qu’aux formateurs  dans le cadre de l’organisation des formations.

13.4. Durée de conservation des données

En référence aux articles 7 et 8 des présentes conditions générales, les documents produits par les participants lors des formations ainsi que les copies des certificats de présence délivrés aux participants sont conservés pendant une durée de 3 ans par le Competence Centre. Les certificats et/ou diplômes sont conservés à vie.

13.5. Droits des candidats/participants aux formations

Droit d’accès :

En matière de protection des données, le participant a la possibilité d’exercer un droit d’accès. Ce droit d’accès se concrétise par une demande écrite auprès du Competence Centre via l’adresse dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable lequel fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Le Competence Centre communique au participant un relevé des données personnelles dont il dispose avec la précision de la finalité, de la durée de conservation des données, et le cas échéant avec la précision de la source des données et de celle d’un éventuel transfert à un tiers.

Droit de rectification

Le participant dispose du droit de demander que les données inexactes le concernant fassent l’objet d’une rectification. Une telle demande est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable lequel fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Droit à l’effacement

Le participant a le droit de demander l’effacement des données le concernant dans les cas suivants :

  • si ce dernier estime que ces données ne sont plus nécessaires eu égard à la finalité ou aux finalités pour laquelle/lesquelles elles ont été collectées et/ou traitées;
  • si le traitement des données est basé sur le seul consentement du participant et que ce consentement est retiré;
  • si le participant exerce de façon justifiée son droit d’opposition pour une raison tenant à sa situation particulière et que le Competence Centre n’a pas de motif légitime impérieux à faire valoir;
  • si le participant estime que ses données personnelles sont traitées de façon illicite par le Competence Centre;
  • si les données du participant doivent être effacées afin de respecter une obligation légale à laquelle le Competence Centre est soumis.

La demande du candidat/participant est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable qui fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

De son côté, le Competence Centre pourra s’opposer à la demande du participant :

  • si le traitement des données personnelles est nécessaire au regard de la loi;
  • si le traitement des données personnelles est effectué à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques dès lors que leur effacement risquerait de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement;
  • si le Competence Centre devait en avoir besoin aux fins d’exercer ses droits en justice.

Droit à une limitation du traitement des données personnelles

Le participant a le droit de requérir la limitation du traitement dans les cas suivants :

  • si le participant conteste l’exactitude de ses données, la limitation opérant ainsi le temps nécessaire pour vérifier l’exactitude des données;
  • si, en cas de traitement illicite, le cparticipant s’oppose lui-même à l’effacement de ses données, et alternativement demande la limitation de ses données;
  • si le Competence Centre n’a plus besoin de ses données mais le participant en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice;
  • si le participant s’est opposé au traitement pour une raison tenant à sa situation particulière, le temps nécessaire afin de vérifier si les motifs légitimes poursuivis par le Competence Centre prévalent sur ceux du participant.

La demande du participant est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable qui fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Droit du participant de s’opposer au traitement

Le participant dispose du droit de s’opposer au traitement de ses données pour les raisons suivantes :

  • pour des raisons liées à sa situation particulière, sauf si le Competence Centre démontre qu’il bénéficie de motifs légitimes et impérieux pour le traitement des données du candidat/participant concerné qui prévalent sur les intérêts du candidat/participant ou si le Competence Centre en a besoin afin de constater, exercer ou défendre ses droits en justice;
  • dans le cas où le traitement est effectué à des fins de prospection par le Competence Centre.

La demande du candidat/participant est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable qui fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Droit du participant de retirer son consentement

Lorsque le traitement des données personnelles du participant est fondé sur le consentement de ce dernier, le participant a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le Competence Centre cessera toute utilisation des données personnelles du participant ; les données personnelles du participant feront l’objet d’une destruction.

La demande du participant est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable qui fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Droit à la réclamation

Le participant a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) ;

Pour plus d’informations, le candidat/participant peut se référer au site de la CNPD www.cnpd.public.lu.

Droit du participant à la portabilité de ses données

Lorsque le traitement des données personnelles est fondé sur le consentement ou est nécessaire à l’exécution éventuelle d’un contrat conclu avec le Competence Centre et que le traitement des données est effectué par le Competence Centre au travers de procédés automatisés, le participant a le droit de recevoir ses données personnelles dont le Competence Centre dispose dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de pouvoir les transmettre à un autre responsable de traitement des données.

Le participant peut également demander au Competence Centre de transmettre ses données personnelles directement à un autre responsable de traitement des données sous réserve que cela soit techniquement possible.

La demande du participant est à adresser au Competence Centre via l’adresse email dpo@competence.lu en y joignant copie d’un document d’identité valable qui fera l’objet d’une destruction dès que la demande aura été traitée.

Article 14 – Droit à l’image

En acceptant les présentes conditions générales, le participant autorise à ce que des photos identifiant personnellement le participant soient utilisées, notamment lors de la remise des certificats ou lors de la publication sur le site internet du Competence Centre ou sur les réseaux sociaux utilisés par le Competence Centre ainsi que diverses autres publications du Competence Centre.