Retour d’expérience – workshop de codage sur la documentation hospitalière

Le 12 octobre 2023 a eu lieu un workshop visant l’harmonisation des bonnes pratiques liées au codage de l’information médicale, à l’attention des codeurs, avec 44 participants et 5 médecins DIM présents. Cette journée a été organisée dans le cadre d’un partenariat privilégié entre la FHL et le University of Luxembourg Competence Centre.

Pour en savoir plus sur cette journée, nous avons eu l’opportunité d’échanger avec Dr Nicole M’Bengo, Médecin en Division de la médecine curative qui nous partage son retour d’expérience sur le workshop et ses perspectives sur les défis actuels et futurs de la documentation hospitalière.

Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste le codage de l’information médicale ?

La Documentation et Classification des Séjours Hospitaliers (DCSH) est régie, d’une part par la loi modifiée du 8 mars 2018 relative aux établissements hospitaliers et à la planification hospitalière, mission confiée à la Direction de la santé (DiSa) par le ministre de la Santé ; et d’autre part par les conventions liant la Caisse Nationale de la Santé (CNS), la Fédération des Hôpitaux Luxembourgeois (FHL) et l’Association des Médecins et des Médecins Dentistes (AMMD).

Dans ce cadre, le codage de l’information médicale est un enregistrement obligatoire d’une série de données hospitalières telles que définies par un set de données, comme la raison de l’hospitalisation ou diagnostic principal, les diagnostics secondaires ou associés ayant influencé la prise en charge et les procédures réalisées durant le séjour hospitalier, pour chaque patient admis dans un établissement hospitalier, en hospitalisation stationnaire ou de jour.

Depuis 2017, la collecte des données DCSH, au sein des hôpitaux, est assurée par des experts formés au codage[1]. Ces données sont ensuite transmises, sous un format structuré, à la Caisse nationale de santé et à la Direction de la santé, dans le respect des recommandations en matière de protection des données.

Le codage de l’information médicale repose sur le contenu du dossier individuel du patient hospitalier et sur le résumé clinique de sortie, établi pour tout patient pris en charge en hospitalisation[2]. Le directeur général de l’établissement hospitalier veille à l’observation des prescriptions de l’article 37.

En application du règlement Grand-Ducal (RGD) du 13 janvier 2019 qui précise les éléments constitutifs obligatoires de tout dossier individuel du patient hospitalier et du résumé clinique de sortie pour tout séjour hospitalier.

Par ailleurs, le système de codage et de classification des séjours retenu est le système ICD-10-CM[3] (codes de diagnostics) et ICD-10-PCS[4] (codes de procédures), avec le logiciel de groupage – All Patient Refined – Diagnosis Related Group (APR-DRG) compatible, permettant de catégoriser les séjours de patients ayant le même profil clinique et de soins.

Cet enregistrement se fait naturellement dans le respect des règles de bonnes pratiques de codage établies par la commission consultative de la documentation hospitalière[5].

Pourquoi le codage est important dans le domaine de la santé ? Quels en sont les enjeux pour le secteur ?

Le projet de Documentation et de Classification des Séjours Hospitaliers (DCSH) a été initié en 2016 par le Ministère de la Santé et le Ministère de la Sécurité Sociale en vue d’introduire un système de documentation des séjours hospitaliers.

L’enregistrement des données administratives, médicales et de soins collectées pour chaque séjour, permet de décrire l’activité hospitalière de manière qualitative et quantitative.

Dès lors, l’analyse de ces données présente un intérêt pour la stratégie nationale de santé permettant l’identification des besoins en santé des populations[6], l’élaboration des politiques de santé publique efficaces, la planification hospitalière et l’organisation des services hospitaliers sur base des activités documentées.

Face à ces défis, l’administration de l’état a pu se doter d’outils efficaces pour le traitement des données de santé grâce à la production d’une série d’indicateurs de santé tels que des reportings nationaux (carte sanitaire) ou internationaux (OCDE, Eurostat).

L’élaboration de tels indicateurs permet de cette manière de répondre à l’objectif de transparence, d’assurer une meilleure évaluation, gestion et suivi de la performance du système hospitalier et du système de santé luxembourgeois, de la qualité et sécurité des soins.

Ces informations sont aussi utiles pour une meilleure planification des ressources, une offre de soins de qualité; et pour les hôpitaux eux-mêmes, ces informations peuvent servir d’outil de gestion et de stratégie.

Outre ces objectifs, ce projet s’inscrit dans la stratégie gouvernementale de digitalisation et de transparence des données, visant à soutenir les décisions fondées sur base des données fiables.

Les enjeux de ce système de codage dans le secteur de la santé passent avant tout par le maintien d’une bonne qualité de données codées en lien direct avec une bonne documentation médicale et une bonne qualité de codage. Les séjours hospitaliers codés sont ainsi classés dans les bonnes catégories de profils de pathologies et de soins (DRG).

Dans ce contexte, il est important de veiller à l’amélioration continue de la qualité de codage et de tendre vers l’homogénéité des pratiques de codage au Grand-Duché de Luxembourg, par de la formation continue; celle-ci permet de garantir la précision, la comparabilité et la fiabilité des données DCSH à l’échelle nationale pour des analyses statistiques afin de disposer d’une cartographie précise de l’activité hospitalière.

Quel était l’objectif de la journée pour les codeurs ? Selon vous, la journée a-t-elle rempli son objectif ?

Pour les professionnels de codage, la journée de workshop du 12/10/2023 s’est inscrite dans le cadre d’une formation continue collective de codage en vue de renforcer leurs compétences, d’acquérir de nouvelles connaissances et de nouveaux savoir-faire en matière de compréhension clinique de la documentation médicale et des directives de codage, mais aussi en matière d’échanges de pratiques de codage et de méthodologie de travail.

Cette journée de workshop a pu atteindre son objectif tant sur le plan participatif et collaboratif que sur le plan instructif et pédagogique pour tout le monde.

La séance d’atelier de codage suivie par une animation digitale (quiz) des cas traités a été l’occasion de combiner des activités didactiques avec des activités ludiques, organisées par petits groupes de codeurs avec le soutien technique des médecins DIM.

D’une part, cette organisation a permis de favoriser une atmosphère de travail dynamique, participative, collaborative et conviviale, avec des d’échanges de pratiques de codage et de points de vues entre codeurs de différents établissements.

D’autre part, les révisions théoriques et précisions d’un ensemble de règles de codage ou de bonnes pratiques liées aux cas cliniques traités, ont permis aux ADIMs d’évaluer leur niveau de connaissance.

Pour les médecins DIM, cette expérience leur a donné l’occasion de constater de manière factuelle les connaissances acquises par leurs équipes, d’observer ainsi les éventuels points communs et différences en matière de codage et d’estimer les besoins en formations continues, dans la perspective d’harmonisation des pratiques de codage et d’amélioration continue de la qualité du codage au niveau national.

Les Assistants de Documentation d’Information Médicale (ADIMs) ont marqué un intérêt particulier à cette nouvelle méthodologie.

Quel a été le point fort de cet événement ?

Cette première expérience a été globalement positive, constructive, participative et collaborative pour tous, tant pour les codeurs que pour les médecins DIM.

Elle a pu apporter des enseignements concernant les acquis des principes fondamentaux du codage et le besoin réel de formation continue régulière tant en intra-hospitalier qu’en inter-hospitalier, dans une perspective de perfectionnement, d’homogénéisation et d’amélioration continue du codage chez les ADIMs.

La journée a été notamment l’occasion d’innovations en appliquant une nouvelle méthodologie d’apprentissage approfondie du codage, basée sur une approche interactive, plus enrichissante pour les ADIMs.

Premièrement, dans la matinée, l’atelier de codage organisé avec des supports de travail habituels c’est-à-dire des résumés cliniques de sortie anonymisés de cas cliniques réels, a permis de confronter les codeurs à la  réalité du terrain, à des activités coutumières, et de les amener à interagir, à communiquer entre eux par le travail en équipe.

Deuxièmement, dans l’après-midi, la mise en oeuvre d’un matériel didactique ludique, interactif et participatif (tablette numérique individuelle et projection) a donné l’occasion de réaliser une séance d’animation digitale de questions/réponses (quiz) des cas traités, combinée à des rappels théoriques et précisions de règles de codage spécifiques, de manière à mettre en évidence les points à éclaircir, acquérir de nouveaux savoir-faire, et par conséquent, améliorer leurs compétences.

Quels sujets aimeriez-vous voir abordés lors d’un prochain workshop ?

D’une manière générale, les enjeux poursuivis pour les workshops de codage sont d’identifier efficacement les principales difficultés du codage, d’installer une cohérence dans la formation continue, d’assurer une meilleure connaissance de codage pour les ADIMs, d’uniformiser et de consolider les bonnes pratiques de codage au sein du Grand – Duché de Luxembourg.

Pour ce faire, le programme pour le prochain workshop devrait s’inscrire dans la continuité de cette première expérience qui a été une réussite. Sachant que la matière est vaste, il reste encore divers domaines à explorer, d’autres situations cliniques en lien avec les différents chapitres du manuel de codage ICD-10 – CM&PCS et les questionnements des professionnels du codage seraient des sujets à aborder.

Pour conclure, nous souhaitons exprimer notre sincère reconnaissance envers tous les participants et intervenants pour leur contribution précieuse lors de cette journée de workshop. Leur implication et expertise ont grandement contribué au succès de cet événement.

[1] (cf. article 38 §6 de la loi du 8 mars 2018)

[2] (cf. article 38§3 de la loi du 8 mars 2018)

[3] ICD-10-CM* International Classification of Diseases, Tenth Revision, Clinical Modification

[4] ICD-10-PCS* International Classification of Diseases, 10th Revision, Procedure Coding System

[5] (cf. article 38§5 de la loi du 8 mars 2018)

[6] (cf. article 3 de la loi du 8 mars 2018)